Diese grundlegenden Ansprüche definierten die Ausgangslage für das realisierte Projekt. Dank der im Vorfeld durch medialink erarbeiteten Corporate Identity (u.a. mit Drucksachen, Broschüren und Website) konnte die Projektplanung auf eine bereits erprobte Kommunikationskultur aufsetzen. Die ausgearbeiteten Konzepte konnten vollumfänglich umgesetzt werden. Im Herbst 2004 ging die Kommunikationsplattform mit einem hohen Innovationspotential online. Jedes Semester erfolgen eine akkurate Updatepflege und Erweiterungen der Funktionalitäten nach Bedarf.

Die Administration der Schule wird bereits seit rund 12 Jahren mit einem datenbankgestützten Framework verwaltet. Bei der dahinterstehenden offenen Standard-Applikation handelt es sich um 4th-Dimension (4D). Als erstes grafisches relationales Datenbank-Management-System ist 4D seit 1985 auf dem Markt. Grosser Vorteil im Umfeld von Bildungsinstituten ist seine volle Kompatibilität zwischen Windows und MacOS-Umgebungen. In neuen Releases wurden zudem umfassende Web-Ressourcen bis hin zu einem Webserver integriert – lauffähig unter allen aktuellen Windows- und Mac-Systemen.

In der Evaluation konnte sich das Produkt gegen andere namhafte Anbieter wegen seiner offenen und transparenten Architektur, seinen weitreichenden Anpassungsmöglichkeiten und vor allem auch dank seiner vorteilhaften Kostenstruktur durchsetzen. Natürlich war es für die Schule auch interessant, das im Betrieb der administrativen 4D-Lösung erworbene Know-how zu nutzen. Und schliesslich hatte 4D im bisherigen Betrieb seine Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit hinlänglich unter Beweis gestellt.

Alle in den Schulbetrieb involvierten Personenkreise sollten gleichermassen Inhalte generieren und nutzen können. Zusammen mit Überlegungen zu offen zugänglichen Arbeitsplätzen, Informationspunkten im Gebäude und einer Online-Publikation des Stundenplans war eine vollständig web- und browserbasierte Lösung die naheliegende Option zur Realisierung.

Ein äusserst flexibles Templatekonzept sowie verfügbare Schnittstellen zu Authoring-Software wie Adobe GoLive oder Macromedia-Dreamweaver erlauben eine je nach Bedarf individuelle Umsetzung von Funktionalitäten und Workflows. Und auf Seite der Benutzer sind ausser einem aktuellen Browser keinerlei Client-Software, keine Plug-Ins und keine Applets erforderlich.

Mehr als den Umgang mit einem aktuellen Standard-Browser und Kenntnisse seiner Software zur Dokumentenerstellung (z.B. des bevorzugten Textverarbeitungsprogramms) muss ein Benutzer nicht mit sich bringen. Inhalte werden ähnlich dem Karteikartensystem einer Bibliothek verwaltet. Der Benutzer verfasst mit üblichen Web-Formularen kurze Beschreibungen und überspielt die Inhalte selbst (z.B. ein vorgängig von ihm verfasstes Word-Dokument) als Datei-Uploads auf den Webserver. An Ressourcen können alle gängigen Formate und Typen eingebunden werden (PDF-Files, Word-Dokumente, Excel-Sheets, Präsentationen, Bilder, zip-Archive, Links usw.).

Dadurch, dass nicht die eigentlichen Inhalte durch das System verwaltet werden, sondern lediglich Beschreibungen und Quellen dazu, ist die gesamte Bearbeitung einfach, sehr schnell und flexibel. Spezifische Kenntisse (z.B. über das Bearbeiten von HTML-Seiten) sind keine erforderlich.

Ein effizientes Interface und vielfältige Suchfunktionen erleichtern dann wiederum das Auffinden und Nachbearbeiten bestehender Inhalte.

Ein ausgefeilter Redaktionsworkflow sichert Kohärenz und Qualität der Inhalte. Benutzer können beliebige Inhalte verfassen und der Redaktion als Antrag vorlegen. Nach einem Check werden Inhalte freigeschaltet und damit im Intranet zugänglich gemacht. Ist eine Publikation aus bestimmten Gründen nicht angezeigt, erfolgt eine Rückweisung zur Nachbearbeitung.

Inhalte können zeitgesteuert publiziert und auch wieder deaktiviert werden. Das System erledigt dies selbsttätig gemäss entsprechender Vorgaben. Super-User-Funktionen erlauben zudem bei Bedarf die direkte Beeinflussung des Workflows.

Das Intranet der KME steht allen offen: Studentinnen und Studenten, Ehemaligen, Lehrerschaft, Hausdienst, Schulkommissionen, Sekretariat, Schulleitung oder auch externen Partnerinstitutionen.

Um dies zusammen mit der angebrachten Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten, wurde eine feingliedrige Zugriffsverwaltung eingebunden. Je nach der Zugehörigkeit eines Benutzers zu einer bestimmten Benutzergruppe oder je nach seinem Benutzerstatus erfolgt die Freigabe bestimmter inhaltlicher Bereiche oder Funktionalitäten. Um die Bedienung zu vereinfachen, werden einem Benutzer zudem nur für ihn verfügbare Zugänge oder Funktionen angezeigt.

Das Intranet der KME wurde auf eine langfristige Entwicklungsfähigkeit hin angelegt. Als zentrales Bedürfnis stand aber von Beginn weg die Option eines Online-Stundenplans im Raum.

Die realisierte Lösung erlaubt nun jedem Mitglied der Schule die Sicht auf seinen persönlichen Stundenplan – und zwar für jeden einzelnen Tag eines Semesters. Berücksichtigt werden individuelle Fachbelegungen mit Ergänzungs- und Schwerpunktfächern, aktuelle Ereignisse wie Belegungsänderungen von Räumen, Mutationen auf Grund von krankheitsbedingten Abwesenheiten von Lehrkräften und vieles andere mehr.

Alle Parameter des Stundenplans können für die gesamte Schule verwaltet und bearbeitet werden – für alle sieben Wochentage über 24 Stunden hinweg für beliebige Semesterperioden. Darin eingeschlossen ist somit auch eine umfassende Raumverwaltung sowie das Handling von Ereignissen ausserhalb des Unterrichts (z.B. die Terminierung von Sitzungen oder die Belegung von Räumen für Kurse von Partnerinstituten).

Tagesstundenpläne können auch direkt aus dem Intranet grossformatig ausgedruckt werden. Zudem erfolgt die Anzeige auf Grossformatdisplays in den Räumen der Schule. Und bei Bedarf ist auch personalisiertes SMS- oder Mail-Messaging möglich.

Eine Kommunikationsplattform mag noch so leistungsfähig und flexibel sein – eine Daseinsberechtigung leitet sich letztlich nur aus ihrem direkten Nutzen ab. In dieser Beziehung haben sich vor allem alle auf bestimmte Workflows bezogenen Funktionalitäten durchgesetzt. Eigentliche Community-Aspekte hingegen treten in der Praxis in den Hintergrund und haben keine massgebende Bedeutung. Hierfür stehen offensichtlich den Benutzern andere Plattformen zur Verfügung.

Aus diesen Erfahrungen ergibt sich für die Weiterentwicklung eine Zielrichtung, welche noch stärker auf eine Einbindung des Intranets in die administrativen und kommunikativen Abläufe der KME ausgerichtet ist. Dabei spielt auch der Komfortaspekt eine wesentliche Rolle. Benutzer sollen zentralen Zugriff auf alle relevanten Daten erhalten, egal ob Sie sich nun im Intranet, auf der öffentlichen Website oder in der E-Learning-Umgebung der KME aufhalten.